• Взыскание долга: ранжирование звонков с напоминанием об уплате долга. Возможно, потребуется сделать множество напоминании об оплате долга, однако служащих для этого недостаточно. В этом случае следует отсортирован, просроченные счета по размеру суммы и напоминать об оплате лишь самых крупных из них. В результате служащие, отвечающие за взыскание долгов, сосредоточат свои усилия на тех счетах, которые могут дат ь наибольшую денежную отдачу в обмен на затраченные усилия Эю не означает, что счета с небольшими суммами должны игнорироваться, но напоминания об их оплате могут быть отложены или осуществляться реже.

• Комиссионные вознаграждения: автоматический расчет комиссионных. Расчет комиссионных может быть тяжелым процессом, поскольку требуется определить все последние комиссионные сделки менеджера по продажам, просмотреть все счета за последний месяц и провести предварительным подсчет, послать итоговые отчеты о комиссионных вознаграждениях в отдел сбыта, и после этого еще разбираться с разгневанными сбытовиками, полагающими, что им заплатили недостаточно. Более эффективный подход — сначала стандартизировать систему расчета комиссионных, чтобы этот процесс осуществлялся компьютерной системой бухгалтерского учета автоматически. Благодаря этому существенно уменьшится количество жалоб сбытовиков из-за предположительно неправильно начисленных комиссионных, а любые ошибки со стороны бухгалтеров будут исключены (поскольку за них все будет делать компьютер). Кроме того, это позволит значительно ускорить учет этой важной операции при закрытии баланса в конце месяца.

• Комиссионные вознаграждения: расчет комиссионных, исходя из полученных денег. Сбытовиков больше всего волнует продажа продукции покупателям, которая обычно считается осуществленной в момент подписания клиентом заказа. Однако при этом упускается из виду способность клиента оплатить сделанный им заказ, что может привести к высокому уровню безнадежных долгов. Чтобы избежать этой проблемы, комиссионные вознаграждения сбытовикам лучше начислять на основе денег, полученных от клиентов. Благодаря этому сбытовики будут тщательнее проверять кредитоспособность клиентов, прежде чем продавать им товары, а также более активно участвовать во взыскании долгов.

• Комиссионные вознаграждения¦ упрощение и стандартизац ия структуры комиссионных выплат Как было отмечено выше при описании автоматического расчета комиссионных вознаграждении, структура комиссионных выплат может оказаться чрезвычайно сложной для расчета, что может потребовать большого опыта, чтобы правильно рассчитать их. Даже если автоматизация этого процесса считается слишком сложной, можно совместно с менеджером по продажам упростить расчет. Это приведет к значительному снижению времени проверки расчетов, а также созданию более прозрачной системы, которая уменьшит количество вопросов со стороны сбытовиков.

• Хранение данных: создание системы архивации и уничтожения документов. Операции бухгалтерии могут значительно замедлиться, если возникают определенные трудности при поиске документации, или же в отделе хранится такой большой объем информации, что среди кип бумаги сложно сразу определить местонахождение нужных документов. Бухгалтерия может разработать и использовать детальный набор инструкций и процедур, предназначенных для систематизации и рационального хранения документов. Эта система может включать также приклеивание к хранимым документам ярлыков с датой уничтожения в соответствие со стандартным сроком хранения документации, чтобы изымать документы из архива в установленные даты и освобождать место в бухгалтерии.