• Требуйте заполнения форм на списание в отходы и передел брака. Поразительное количество материалов и связанных с ними прямых затрат труда может быть потеряно в виде отходов производства или при исправлении брака. Обычно это трудно контролировать, поскольку отходы и передел могут иметь место на многих этапах производственного процесса. Тем не менее производственный персонал должен быть обучен заполнению передаточных форм, которые регистрируют эти действия с целью точного учета материалов.

• Ограничивайте доступ на склад. Без ограничений доступа склад компании похож на крупный магазин без цеп — просто бери все, что хочешь. Это отнюдь не означает, что работники берут товары для личного пользования, но, возможно, они забирают избыточное их количество для производственных целей, что ведет к скоплениям на производственной площади. Кроме того, это ставит снабженцев перед тяжелой и почти невыполнимой задачей попытаться определить, что находится в запасах, а что нужно купить для сегодняшних производственных нужд. Следовательно, должен быть обязательный контроль над запасами, а также жесткий ограниченный к ним доступ.

• Отделяйте запасы, принадлежащие клиентам. Если клиенты поставляют компании некоторые комплектующие, которые используются при производстве изделий для них, очень просто перепутать эти запасы с собственными, это в результате ведет к ложному представлению о количестве запасов. Конечно, можно давать клиентским запасам специальную кодировку для того, чтобы четко различать их, гораздо наглядным контролем является размещение эгкх товаров в другой части склада.

5. Авансы служащим. Служащие могут просить авансы в счег очередной зарплаты кии для оплаты расходов в предстоящей командировке. В любом случае, легко потерять след аванса. Перечисленные ниже меры контроля необходимы ДЛЯ ТО! о, чюбы обеспечи гь в конечном счете возвращение аванса:

• Постоянное отслеживание всех выданных авансов. После выплаты авансов служащим необходимо постоянно отслеживать статус этих авансов Работники, попросившие авансы, часто находятся в плачевном финансовом состоянии, и нужно направлять им постоянные напоминания, чтобы добиться своевременного возврата средств. Простым пунктом контроля является наличие инструкции, требующей автоматического вычета всех авансов из очередной зарплаты служащего, что резко сокращает работу по отслеживанию авансов.

• Требуйте разрешений на выплату всех авансов работникам. Когда работники просят авансы по каким-либо причинам в счет очередной зарплаты или для оплаты расходов в командировке, это всегда должно происходить с одобрения их непосредственных начальников. Причина в том, что аванс ото, по сути, маленький краткосрочный кредит, который тоже потребовал бы одобрения руководством. Менеджеру по кредиторской задолженности или его персоналу следует разрешать санкционировать лить минимальные суммы авансов.

6. Основные средства. Покупка и продажа основных средств требует особых мер контроля, при получении соответствующих разрешений на проведение сделки, а также надлежащий учет средств, связанных с основными фондами. Все нижеследующие меры контроля следует применять для достижения этих целей: